Qu'est-ce qu'une indemnité kilométrique
L'indemnité kilométrique est une somme versée pour compenser les frais liés à l'utilisation d'un véhicule personnel dans le cadre professionnel. Elle couvre l'usure du véhicule, la consommation de carburant, l'entretien, l'assurance et la dépréciation. Pour les salariés, elle peut être versée par l'employeur en remboursement de frais réels. Pour les travailleurs indépendants et les salariés qui optent pour les frais réels, elle sert de base pour calculer la déduction fiscale. Le barème est fixé par l'administration fiscale et révisé annuellement en fonction de l'évolution des prix.
Le barème fiscal
Le barème kilométrique est publié chaque année par l'administration fiscale dans le Bulletin officiel des finances publiques. Il varie selon la puissance fiscale du véhicule (de 3 CV à 7 CV et plus) et la distance parcourue annuellement. Le barème distingue trois tranches : jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà de 20 000 km. Les taux sont dégressifs : plus on roule, moins le tarif au kilomètre est élevé pour les tranches supérieures. Pour 2024, par exemple, un véhicule de 5 CV donne droit à 0,665 € par km jusqu'à 5 000 km. Le barème inclut également des formules de calcul spécifiques pour chaque tranche.
Véhicules concernés
Le barème kilométrique s'applique aux voitures particulières, aux deux-roues motorisés (scooters, motos) et aux vélos (avec un barème spécifique à 0,25 € par km en 2024). Pour les voitures, la puissance fiscale est celle inscrite sur la carte grise. Pour les deux-roues, le barème distingue les cyclomoteurs (moins de 50 cm³) et les motos (plus de 50 cm³), avec des taux différents selon la cylindrée. Les véhicules électriques bénéficient d'une majoration de 20 % du barème standard pour encourager la mobilité décarbonée. Les véhicules utilitaires professionnels ne sont pas concernés par ce barème.
Indemnités kilométriques pour les salariés
Un salarié qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels (hors trajet domicile-travail) peut demander un remboursement à son employeur. Ce remboursement est exonéré de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu s'il respecte le barème fiscal. L'employeur n'est pas obligé de rembourser les frais kilométriques, mais s'il le fait, il peut déduire ces sommes de son résultat imposable. Le salarié doit tenir un relevé précis des déplacements (dates, lieux, distances, motifs). Si l'employeur ne rembourse pas ou rembourse moins que le barème, le salarié peut opter pour la déduction des frais réels dans sa déclaration de revenus.
Déduction en frais réels
Les salariés peuvent choisir de déduire leurs frais professionnels réels plutôt que de bénéficier de l'abattement forfaitaire de 10 %. Cette option est intéressante si les frais dépassent l'abattement. Les frais kilométriques représentent souvent le poste le plus important. Le calcul se fait en multipliant le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel par le tarif du barème correspondant à la puissance du véhicule. Il faut conserver tous les justificatifs (factures d'essence, d'entretien, carte grise, assurance) et tenir un registre détaillé des trajets. Les trajets domicile-travail sont déductibles dans la limite de 40 km aller simple.
Indemnités kilométriques pour les indépendants
Les travailleurs indépendants (entrepreneurs individuels, professions libérales, micro-entrepreneurs au régime réel) peuvent déduire leurs frais kilométriques professionnels de leur bénéfice imposable. Ils ont le choix entre deux méthodes : utiliser le barème kilométrique (simplifié) ou déduire les frais réels du véhicule (carburant, entretien, assurance, amortissement). Le barème est souvent plus avantageux et plus simple à gérer. Les indépendants doivent tenir un carnet de bord précis indiquant la date, le motif, le point de départ et d'arrivée, et la distance de chaque déplacement. Les trajets personnels ne sont pas déductibles.
Comment calculer ses indemnités
Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, il faut d'abord déterminer la puissance fiscale du véhicule (carte grise) et le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel dans l'année. Ensuite, on applique la formule du barème correspondant. Par exemple, pour un véhicule de 6 CV et 12 000 km parcourus en 2024, le calcul est : (12 000 × 0,352) + 1 320 = 5 544 €. Il existe des simulateurs en ligne sur le site impots.gouv.fr pour faciliter le calcul. Attention à bien distinguer les kilomètres professionnels des kilomètres personnels, car seuls les premiers sont éligibles.
Justificatifs à conserver
L'administration fiscale peut demander des justificatifs en cas de contrôle. Pour les indemnités kilométriques, il faut conserver : la copie de la carte grise du véhicule, les factures d'achat ou de location, les factures de carburant et d'entretien, le contrat d'assurance, et surtout un carnet de bord détaillé des déplacements professionnels. Ce carnet doit mentionner la date, le lieu de départ et d'arrivée, le motif du déplacement et le kilométrage. Un tableur ou une application mobile peut faciliter la tenue de ce registre. Les justificatifs doivent être conservés pendant au moins trois ans, voire six ans en cas de contrôle fiscal.
Trajets domicile-travail
Les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel peuvent être pris en compte dans le calcul des indemnités kilométriques, mais avec des limites. Pour les salariés optant pour les frais réels, la déduction est plafonnée à 40 km aller simple (soit 80 km aller-retour), sauf si le salarié justifie d'un éloignement contraint (emploi du conjoint, prix de l'immobilier). Au-delà de cette distance, l'administration fiscale peut demander des explications. Pour les indépendants, les trajets domicile-travail ne sont généralement pas déductibles, sauf si le domicile est également le lieu d'exercice de l'activité professionnelle.
Cumul avec d'autres avantages
Les indemnités kilométriques ne peuvent pas être cumulées avec d'autres avantages pour les mêmes frais. Si l'employeur met un véhicule de fonction à disposition, le salarié ne peut pas déduire d'indemnités kilométriques pour ce véhicule. En revanche, si le salarié utilise son véhicule personnel en plus du véhicule de fonction pour certains déplacements, il peut demander un remboursement pour ces trajets spécifiques. De même, un indépendant qui déduit les frais réels de son véhicule (amortissement, carburant, entretien) ne peut pas appliquer le barème kilométrique pour ce même véhicule. Il faut choisir l'une des deux méthodes.
Contrôles fiscaux
Les indemnités kilométriques font l'objet d'une attention particulière lors des contrôles fiscaux, car elles représentent souvent des montants significatifs. L'administration vérifie la cohérence entre les kilomètres déclarés et les revenus professionnels, la distance entre le domicile et le lieu de travail, et la vraisemblance des trajets. Un kilométrage anormalement élevé ou des incohérences dans le carnet de bord peuvent entraîner un redressement. Les agents des impôts peuvent demander le relevé du compteur kilométrique du véhicule pour vérifier la cohérence. En cas de redressement, des pénalités de 40 % à 80 % peuvent s'ajouter aux rappels d'impôts.
Alternatives au barème kilométrique
Pour les salariés et les indépendants qui parcourent de grandes distances, il peut être plus avantageux de déduire les frais réels du véhicule plutôt que d'utiliser le barème. Cette méthode consiste à calculer le coût total du véhicule (amortissement ou loyer, carburant, assurance, entretien, réparations, péage, stationnement) et à en déduire la part professionnelle au prorata des kilomètres. Cette option nécessite une comptabilité plus lourde et la conservation de toutes les factures. Un comparatif annuel entre les deux méthodes permet de choisir la plus avantageuse. Attention : une fois un choix effectué pour une année fiscale, on ne peut plus le modifier.
Évolutions et nouveautés
Le barème kilométrique est révisé chaque année pour tenir compte de l'inflation et de l'évolution du prix des carburants. En 2023 et 2024, des revalorisations importantes ont eu lieu en raison de la hausse des prix de l'énergie. Les véhicules électriques bénéficient depuis 2021 d'une majoration de 20 % du barème pour encourager la transition énergétique. Cette majoration s'applique automatiquement sans formalité particulière, il suffit d'indiquer que le véhicule est électrique dans sa déclaration. Des discussions sont en cours pour étendre cette majoration aux véhicules hybrides rechargeables. Le barème des vélos a également été introduit pour favoriser la mobilité douce.
Conseils pratiques
Tenir un carnet de bord dès le début de l'année facilite grandement le calcul et évite les oublis. Utiliser une application mobile dédiée (certaines géolocalisent automatiquement les trajets) peut faire gagner du temps. Avant chaque déclaration de revenus, comparer le montant obtenu avec le barème kilométrique et celui des frais réels pour choisir l'option la plus avantageuse. Conserver systématiquement la carte grise et toutes les factures liées au véhicule. Pour les indépendants, bien distinguer les trajets professionnels et personnels en cas de véhicule mixte. Anticiper les contrôles fiscaux en préparant un dossier complet et cohérent dès le départ.
À retenir
Les indemnités kilométriques permettent de compenser ou de déduire fiscalement l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles. Le barème fiscal est publié chaque année et varie selon la puissance du véhicule et la distance parcourue. Les salariés peuvent obtenir un remboursement de leur employeur ou opter pour les frais réels dans leur déclaration de revenus. Les indépendants déduisent ces frais de leur bénéfice imposable. La tenue rigoureuse d'un carnet de bord et la conservation des justificatifs sont essentielles en cas de contrôle fiscal. Bien maîtriser ce dispositif permet d'optimiser sa situation fiscale en toute légalité.